Een recente beslissing van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) naar aanleiding van een klacht over het gebruik van foto’s door een werkgever biedt ons nieuwe informatie over de manier waarop dit best wordt aangepakt. We geven u meer duiding in onderstaand artikel.
Vooreerst even stellen dat we het hier hebben over gerichte beelden waar de personen goed herkenbaar zijn, bijvoorbeeld een individuele foto van een werknemer of een groepsfoto met de leden van het team. Ten tweede mag het ook duidelijk zijn dat foto’s (evenzeer als video- of camerabeelden) als persoonsgegevens worden beschouwd, dat het publiceren van foto’s een verwerking van persoonsgegevens is en dus onderworpen is aan de GDPR-regelgeving.
Wat was er in dit geval gebeurd?
Een voormalige werknemer merkte dat haar vorige werkgever haar foto publiceerde in een wervingscampagne op de website en social media van de werkgever. Ze had hier nooit toestemming voor gegeven en werkte op dat moment bij een van de concurrenten van haar vorige werkgever.
De betrokken werknemer verzocht de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke om al haar foto’s op de website en social media te wissen en deze in de toekomst niet meer te gebruiken. Het bedrijf antwoordde dat er afspraken waren gemaakt over het gebruik van foto’s van mensen na hun vertrek bij het bedrijf en weigerde daarom de foto’s te verwijderen, ook omdat dit onder het arbeidsreglement viel. Het deelde de ex-werknemer wel mee dat er nieuwe foto’s zouden worden gemaakt om situaties als deze te voorkomen. Hierop diende de betrokkene een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Houding van de GBA
De GBA besliste dat de publicatie van de foto van een voormalige werknemer in een online wervingscampagne door de voormalige werkgever een onwettige verwerking is, aangezien er geen mogelijke rechtsgrondslag voor deze verwerking was. Noch toestemming, noch een contract of een gerechtvaardigd belang was hier toepasbaar.
Met betrekking tot de rechtsgrondslag “uitvoering van een overeenkomst” stelde de GBA dat om de uitvoering van een contract met succes als rechtsgrondslag in te roepen, de verwerking noodzakelijk moet zijn om dat contract uit te voeren (artikel 6, lid 1, onder b, GDPR). Aangezien de arbeidsovereenkomst van de betrokken werknemer in 2021 was beëindigd, kon de werkgever zich al moeilijk op deze rechtsgrondslag beroepen. De publicatie van de foto van de betrokkene op de social media en website van de onderneming lijkt ook niet noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Het gebruik van beeldmateriaal voor commerciële doeleinden is veelal niet noodzakelijk om de arbeidsovereenkomst uit te voeren.
Met betrekking tot het gerechtvaardigd belang heeft de Gegevensbeschermingsautoriteit een beoordeling van het gerechtvaardigd belang uitgevoerd, bestaande uit een doel- en noodzakelijkheidstoets en een afwegingstoets tussen de gevolgen voor de betrokkene en de gevolgen voor de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke:
- De doeleinde-toets: de foto van betrokkene werd gebruikt in het kader van een wervingscampagne. De GBA concludeerde dat het aantrekken van nieuwe werknemers kan worden beschouwd als een gerechtvaardigd belang voor de werkgever.
- De noodzakelijkheidstoets: hier vond de GBA het niet noodzakelijk om afbeeldingen van werknemers te publiceren om dit doel te bereiken, vooral omdat de werknemer in kwestie niet langer voor het bedrijf werkte.
- De afwegingstoets: de GBA was van mening dat de betrokkene als voormalige werknemer niet redelijkerwijs mocht verwachten dat haar foto op de website en social media van haar ex-werkgever zou worden gepubliceerd om nieuwe collega’s te werven. Temeer omdat ze ondertussen in dienst was van een concurrent.
Ten gevolge hiervan concludeerde de GBA dat gerechtvaardigd belang als rechtsgrondslag niet van toepassing was.
Met betrekking tot toestemming, benadrukte de GBA dat toestemming onmogelijk leek omdat er geen “vrije” toestemming kan zijn in de context van een werknemer-werkgever relatie volgens artikel 6, lid 1, onder a) GDPR en artikel 4, lid 11 GDPR.
Aangezien de resterende drie rechtsgrondslagen (wettelijke verplichting, nodig voor het algemeen belang, nodig voor het vitaal belang van een persoon) hier niet van toepassing zijn besliste de GBA dat de publicatie van de foto van de betrokkene een onrechtmatige verwerking vormde en beval de werkgever om binnen 30 dagen na de kennisgeving van het besluit te voldoen aan het verzoek van de betrokkene om de foto’s te wissen.
Commentaar
Met betrekking tot het toepassen van toestemming als rechtsgrondslag lijkt de GBA zichzelf tegen te spreken. In het verleden werd door de GBA bij verschillende gelegenheden gesteld dat toestemming als vuistregel moet worden gebruikt in de context van ‘leuk om te hebben’ foto’s en dat andere rechtsgrondslagen kunnen worden gebruikt voor ‘nodig om te hebben’ foto’s.
Voor verwerkingen van foto’s die bijvoorbeeld noodzakelijk zijn in het kader van het veiligheidsbeleid van de onderneming – denk aan de identificatiefoto op een badge – kan de werkgever zich beroepen op gerechtvaardigde belangen. Maar dat gaat niet op voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn in het kader van een gerechtvaardigd belang, zoals foto’s met het oog op sociale cohesie op de werkvloer of het publiceren van foto’s op de website vanuit de commerciële overweging dat klanten dan weten met welke mensen zij te maken hebben. In die gevallen zal de werkgever toch een toestemming moeten vragen aan de personen wiens foto’s hij wil gebruiken. De toestemming moet ondubbelzinnig, “vrijelijk” en niet onder druk zijn gegeven, waarbij de werknemer goed moet zijn geïnformeerd over de verwerking van het beeldmateriaal, het doel daarvan en het recht om de gegeven toestemming weer in te trekken.
Advies
Zorg er in eerste instantie voor dat de werknemer de vrije keuze heeft om al of niet deel te nemen aan de fotoshoot/bedrijfsfilm.
De werknemer staat in een gezagsrelatie tot de werkgever, zodat de vraag kan worden gesteld in hoeverre de toestemming vrijelijk wordt afgegeven. Voor de praktijk betekent dit dat de werkgever de werknemer bij voorkeur schriftelijk moet uitleggen dat het geven van toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal niet verplicht is en dat indien de werknemer niet wil dat zijn beeldmateriaal wordt gebruikt, hieraan geen nadelige consequenties zijn verbonden.
Daarnaast is het raadzaam om de toestemming schriftelijk vast te leggen en in deze vastlegging ook duidelijk te omschrijven:
- welk beeldmateriaal wordt gebruikt
- waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt
- wat er met het beeldmateriaal wordt gedaan als de werknemer uit dienst treedt (wordt het beeldmateriaal dan nog steeds gebruikt, of niet?)
- hoe de werknemer de toestemming kan intrekken
Het is dus sterk aangeraden om de werknemer over alle facetten en gevolgen van het verlenen van toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal te informeren. Ook over de gevolgen na einde dienstverband en bij het intrekken van toestemming.
Rolf Vermeulen
Privacy-expert
+32 475 96 01 18
Bart Ocket
Privacy-expert
+32 491 08 37 84
Karel Mol
Privacy-expert
+32 476 30 91 47