EEN INTERESSANTE UITSPRAAK VAN HET EUROPEES HOF VAN JUSTITIE OVER HET MONDELING OPVRAGEN VAN STRAFRECHTERLIJKE GEGEVENS OF VAN UITTREKSELS UIT HET STRAFREGISTER.
In maart 2024 sprak het Hof van Justitie van de Europese Unie een arrest uit met betrekking tot het mondeling meedelen of opvragen van strafrechterlijke gegevens. Hierin werd meer duidelijkheid verschaft of dit al dan niet binnen het toepassingsgebied valt van de GDPR, en welke gevolgen dit kan hebben.
Waarover gaat het?
Aanleiding was de vraag van een Fins productiehuis aan een Finse rechtbank om mondeling informatie te bekomen over mogelijke strafrechterlijke rechtszaken tegen een persoon die zou deelnemen aan een programma. Bedoeling was om op die manier het eventuele strafrechterlijke verleden van de betrokkene na te gaan.
De rechtbank weigerde hierop in te gaan omdat dit volgens haar een verwerking van persoonsgegevens betreffende strafrechterlijke veroordelingen en strafbare feiten betrof, die volgens art. 10 van de GDPR alleen toegestaan is onder toezicht van de overheid of voorzien in een wet die passende waarborgen biedt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
Het productiehuis ging in beroep tegen de uitspraak omdat een mondelinge mededeling volgens haar geen verwerking van persoonsgegevens is. Hierop richtte de Finse rechtbank zich tot het Europees Hof van Justitie met de vraag of een mondelinge mededeling van gegevens binnen de GDPR-wetgeving valt.
De uitspraak van het Europees Hof van Justitie
Kort samengevat sprak het Hof zich als volgt uit:
- Een mondelinge verstrekking van persoonsgegevens is, gezien de ruime strekking van het begrip “verwerking” binnen de GDPR, een verwerking van persoonsgegevens, net zoals een schriftelijke of digitale verstrekking dat is
- De mondelinge mededeling is weliswaar geen geautomatiseerde verwerking maar de opgevraagde gegevens zullen zich toch in een bestand bevinden dat door de rechtbank wordt bijgehouden.
- Van zodra mondeling opgevraagde gegevens zich in een bestand bevinden of bestemd zijn om in een bestand te worden opgenomen, valt deze verwerking van persoonsgegevens onder de GDPR-wetgeving, en moet de betrokken rechtbank over een rechtsgrond beschikken om deze gegevens mondeling mee te delen
Wat met de vraag om een uittreksel van het strafregister voor te leggen?
Welke praktische gevolgen kunnen we uit deze uitspraak van het Europees Hof afleiden, meer bepaald wanneer je als werkgever een uittreksel van het strafregister wil vragen aan een sollicitant?
In eerste instantie dienen de voorwaarden van CAO nr. 38 betreffende werving en selectie gerespecteerd te worden en mag de werkgever in principe geen informatie opvragen die niet relevant is voor de uitoefening van de functie.
Maar soms moeten werkgevers zich vergewissen van het gerechtelijk verleden van een kandidaat-werknemer. In bepaalde gevallen is de voorlegging van een uittreksel uit het strafregister verplicht. Het gaat over activiteiten waarvan de toegangsvoorwaarden zijn gedefinieerd door wettelijke of reglementaire bepalingen en ook activiteiten die tot contacten met minderjarigen leiden.
Dat is meer bepaald het geval wanneer de werkgever zich ervan wil vergewissen dat de sollicitant geen zedenfeiten heeft gepleegd als het om een opvoedingsfunctie bij jongeren gaat, dat hij geen strafrechtelijke veroordeling voor een overtreding van de verkeersregels heeft gekregen indien het om een functie van chauffeur gaat of geen financiële veroordeling voor een verantwoordelijke commerciële functie in een bank.
In deze gevallen moet het uittreksel uit het strafregister enkel die zaken vermelden die een direct verband houden met de vacature.
De Privacy commissie (voorganger van de GBA) heeft in 2002 een werkbare oplossing voorgesteld die nog steeds als praktische leidraad kan dienen. Hierbij vraagt de werkgever aan de kandidaat om een uittreksel van het strafregister te laten zien op de sollicitatie, maar neemt hiervan op geen enkele wijze notities, noch bewaart of verwerkt hij de gegevens achteraf op een of andere manier.
Conclusie
Bovenstaand arrest van het Hof van Justitie lijkt op het eerste gezicht geen gevolgen te hebben op de situatie waar een werkgever inzage krijgt in een uittreksel van het strafregister door de werknemer te verzoeken om een uittreksel voor te leggen of mondeling toe te lichten.
Voor zover de gegevens op geen enkele wijze verder worden verwerkt of bewaard in een bestand, is dit dus toegelaten. Blijft het feit dat de werkgever in principe geen vragen mag stellen over het privéleven van de sollicitant, tenzij die gegevens relevant zijn wegens de aard van de functie en de omstandigheden waarin die wordt uitgeoefend.
In het algemeen is bij het mondeling verstrekken van persoonsgegevens de nodige aandacht vereist: als de gegevens opgenomen zijn in een bestand, of hiertoe bestemd zijn, valt dit onder de GDPR-wetgeving. Het is als werkgever ook aangeraden om de eigen werknemers te informeren dat zij niet zomaar mondeling persoons-gegevens mogen verstrekken.
Rolf Vermeulen
Privacy-expert
+32 475 96 01 18
Bart Ocket
Privacy-expert
+32 491 08 37 84
Karel Mol
Privacy-expert
+32 476 30 91 47